Kedutaan Besar Swiss di Indonesia adalah perwakilan resmi Swiss yang menangani hubungan bilateral kedua negara. Perannya mencakup berbagai bidang, mulai dari politik, ekonomi, keuangan, dan hukum, hingga ilmu pengetahuan, pendidikan, dan budaya.
Saat ini, Kedutaan Besar Swiss di Jakarta membuka lowongan kerja untuk posisi Accounting, Administration & Finance Assistant dengan kontrak kerja tetap selama satu tahun. Peluang ini cocok bagi Anda yang memiliki latar belakang akuntansi dan administrasi keuangan serta tertarik berkarier di lingkungan internasional.
Tugas dan Tanggung Jawab
Pelaksanaan Program
- Mendukung BNPB dalam penyusunan dokumen administrasi dan keuangan sesuai prosedur SDC, seperti Terms of Reference, permintaan pengadaan, kontrak, permintaan pembayaran, dan faktur.
- Mengontrol dokumen administrasi dan keuangan yang dihasilkan BNPB serta tim Direct Action sesuai prosedur pengadaan Direct Action, kewenangan penandatangan, dan regulasi Standar Biaya Masukan (SBM).
- Bekerja sama dengan staf Administrasi dan Keuangan di Kedutaan untuk menindaklanjuti persetujuan permintaan pembayaran dan menyiapkan kontrak menggunakan alat ESPRIT.
- Mendukung tim Direct Action dalam penyelesaian uang muka dan pembayaran jatuh tempo setelah setiap kegiatan dilaksanakan.
Akuntansi dan Pelaporan Keuangan
- Mengontrol kualitas permintaan pembayaran, mendaftarkan pembayaran di sistem bank, memberikan persetujuan pertama (dua kali seminggu), serta mencatat di alat akuntansi (Vision+), memindai, dan mengarsipkan dokumen akuntansi.
- Menyusun laporan akuntansi bulanan dengan mengumpulkan ekstrak SAP dan dokumen keuangan, memverifikasi dokumen (booking voucher, dokumen keuangan, jumlah, bukti), lalu menyiapkan laporan untuk persetujuan Programme Manager.
- Merencanakan arus kas dengan memperbarui kebutuhan kas setiap tiga bulan sesuai Workplan terkini di bawah pengawasan Programme Manager.
- Mendukung Programme Manager dalam memperbarui anggaran berdasarkan pengeluaran terkini, kontrak atau pembelian yang berjalan, dan penyelesaian kas.
- Mendaftarkan dan memantau pengeluaran pada partial action Direct Action serta menjaga daftar kontrak selalu diperbarui.
- Membantu bookkeeper utama Kedutaan saat diperlukan.
Administrasi, Kontrol Kualitas, dan Logistik
- Mengelola korespondensi dan pengarsipan Direct Action.
- Mengontrol kualitas dokumen Direct Action, termasuk tata letak dokumen yang dihasilkan BNPB, Programme Officer, dan Programme Manager, seperti concept note, ToR, laporan kegiatan, laporan triwulan, nota dinas, surat, notulen, sambutan, unggahan media sosial, dan catatan pidato.
- Memberikan dukungan logistik untuk misi lapangan (penerbangan, hotel), rapat PSC, dan rapat khusus terkait program.
Komunikasi dan Acara Sosial
- Membantu penerjemahan kecil (Indonesia–Inggris), penyelenggaraan acara tertentu, komunikasi (unggahan media sosial, newsletter), serta kunjungan resmi perwakilan pemerintah Swiss.
Kualifikasi yang Dibutuhkan
- Sarjana Akuntansi, Administrasi/Keuangan, Bisnis & Administrasi, atau bidang serupa.
- Pengalaman 2–5 tahun di bidang akuntansi, pelaporan keuangan dan administrasi, pengadaan, logistik, serta administrasi program pembangunan dalam kerja sama internasional di Indonesia. Pengalaman di manajemen risiko bencana menjadi nilai tambah.
- Memahami dan berpengalaman menerapkan kebijakan serta regulasi keuangan Pemerintah Indonesia (Standar Biaya Masukan/SBM).
- Mahir menggunakan perangkat lunak akuntansi, Microsoft Word, dan Excel, serta bersedia mempelajari alat akuntansi lain.
- Berintegritas tinggi, loyal, dapat dipercaya, dan menjaga kerahasiaan.
- Memiliki kemampuan organisasi dan perencanaan yang baik.
- Mahir berbahasa Inggris dan Indonesia. Kemampuan berbahasa Jerman atau Prancis menjadi nilai tambah.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik, semangat tim, dinamis, proaktif, serta mampu bekerja di lingkungan multikultural.
Kedutaan Besar Swiss menawarkan kondisi kerja yang excellent, gaji kompetitif sesuai pengalaman, dan tunjangan sosial yang menarik di lingkungan internasional yang dinamis.
Bagi kandidat yang memenuhi kriteria, silakan mengirimkan formulir lamaran kerja FDFA (unduh di sini) beserta surat motivasi melalui email dengan subjek "Nama lengkap Anda – SDC Administration and Finance Assistant" ke: jakarta.application@eda.admin.ch
Hanya kandidat terpilih yang akan dihubungi untuk mengikuti tahap asesmen.
INFO LOWONGAN LAINNYA, DAPAT DITEMUKAN DI: T.ME/DISNAKERJA
INFO: Akses lebih mudah di aplikasi Disnakerja
